POLÍTICA INTEGRAL DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
ERS GLOBAL CONSULTING S.A.S.
NIT: 901947390-0
Versión: 2025.2 (Revisión Legal Integral)
CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES Y MARCO NORMATIVO
ARTÍCULO 1. OBJETO Y ALCANCE. La presente Política de Tratamiento de Información (en adelante, la “Política”) establece los lineamientos corporativos, técnicos y jurídicos bajo los cuales ERS GLOBAL CONSULTING S.A.S. (en adelante, “LA COMPAÑÍA” o “EL RESPONSABLE”), identificada con NIT 901947390-0, recolecta, almacena, usa, circula, suprime y trata los datos personales de sus grupos de interés. Este documento obedece al cumplimiento estricto de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normas concordantes.
ARTÍCULO 2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
Razón Social: ERS GLOBAL CONSULTING S.A.S.
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
Dirección Principal: Cl 127 D #71-54.
Teléfono: +57 318 240 58 45.
Portal Web: www.ersglobalconsulting.com.
Canal Oficial de Protección de Datos: cumplimiento@ersglobalconsulting.com.
CAPÍTULO II: DEFINICIONES LEGALES
ARTÍCULO 3. GLOSARIO TÉCNICO. Para la correcta interpretación de la presente Política, se acogen las siguientes definiciones legales: 1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 2. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 3. Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como origen racial, orientación política, datos biométricos, datos relativos a la salud, vida sexual, y perfiles psicométricos profundos. 4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable (Ej. Procesos de Outsourcing). 5. Transferencia: Envío de datos a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento. 6. Transmisión: Comunicación de datos para la realización de un tratamiento por cuenta del responsable (Encargo).
CAPÍTULO III: FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Y TIPOLOGÍA DE DATOS
ARTÍCULO 4. TRATAMIENTO DE DATOS EN SERVICIOS FINANCIEROS, CONTABLES Y DE AUDITORÍA. En desarrollo de su objeto social relacionado con Revisoría Fiscal, Auditoría Financiera, Auditoría Forense y Outsourcing Contable, LA COMPAÑÍA tratará datos personales públicos, privados y semiprivados (información financiera, crediticia y tributaria) con las siguientes finalidades:
Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables y tributarias ante entidades del Estado (DIAN, Superintendencias, UIAF).
Ejecutar contratos de aseguramiento de la información, dictámenes sobre estados financieros y evaluación de control interno.
Auditoría Forense e Investigación de Fraudes: Recolección y análisis de evidencia digital y física para la detección, prevención e investigación de irregularidades financieras, lavado de activos o financiación del terrorismo. Los datos recolectados en este ámbito gozarán de reserva legal reforzada.
Outsourcing de Nómina: Tratamiento de datos en calidad de ENCARGADO respecto a los empleados de las empresas clientes, limitándose estrictamente a la liquidación de salarios, seguridad social y prestaciones, bajo las instrucciones del cliente contratante.
ARTÍCULO 5. TRATAMIENTO DE DATOS EN GESTIÓN HUMANA, CONSULTORÍA Y PSICOMETRÍA. En relación con los servicios de Coaching, Consultoría Organizacional y Metodologías de Diagnóstico, se tratarán datos con las siguientes finalidades:
Pruebas Psicométricas (DISC) y Perfiles Conductuales: Procesamiento de datos para la evaluación de competencias, estilos de liderazgo y comportamiento organizacional. Estos datos no serán comercializados a terceros y se usarán exclusivamente para el desarrollo del talento humano del cliente contratante.
Coaching Ontológico y PNL: Registro de información derivada de sesiones de acompañamiento ejecutivo, garantizando la confidencialidad profesional coach-cliente.
Metodología LEGO® Serious Play®: Registro audiovisual y documental de los talleres para memorias institucionales y análisis de clima organizacional.
ARTÍCULO 6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES EN DINÁMICAS DE ALTO IMPACTO Y RIESGO FÍSICO. Para la ejecución de talleres experienciales de alto impacto (tales como inmersión en hielo, caminata sobre brasas/vidrio y actividades outdoor), LA COMPAÑÍA recolectará y tratará Datos Sensibles relativos a la salud física (condiciones cardiovasculares, lesiones, aptitud física) y datos biométricos (imagen y video).
Finalidad Exclusiva: La información de salud se utilizará única y exclusivamente para evaluar la aptitud del participante, mitigar riesgos vitales y garantizar la seguridad operativa durante la dinámica.
Carácter Facultativo: El Titular tiene derecho a no responder preguntas sobre datos sensibles, salvo que dicha información sea requisito sine qua non para garantizar su integridad física durante la actividad.
ARTÍCULO 7. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS POR VIDEOVIGILANCIA (CCTV). LA COMPAÑÍA informa que sus instalaciones físicas y sedes administrativas cuentan con sistemas de videovigilancia. La recolección de datos biométricos (imágenes y grabaciones de video) tiene como finalidad exclusiva garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones, empleados, clientes y visitantes. Estas grabaciones no serán utilizadas para fines comerciales y se conservarán por un plazo máximo de treinta (30) a sesenta (60) días, procediendo a su destrucción automática, salvo que sean requeridas por una autoridad judicial o administrativa competente.
CAPÍTULO IV: DERECHOS DE LOS TITULARES (HABEAS DATA)
ARTÍCULO 8. DERECHOS ARCO Y CONEXOS. Todo Titular de los datos personales tratados por ERS GLOBAL CONSULTING S.A.S. tiene los siguientes derechos: 1. Acceso: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA COMPAÑÍA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 2. Prueba de Autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable, salvo en los casos exceptuados por la Ley. 3. Información: Ser informado por LA COMPAÑÍA, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. 4. Quejas: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. 5. Revocatoria y/o Supresión: Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 6. Acceso Gratuito: Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
CAPÍTULO V: PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
ARTÍCULO 9. CANAL OFICIAL Y PROCEDIMIENTO. Para el ejercicio de los derechos del Titular, LA COMPAÑÍA ha designado al área de Cumplimiento Normativo como la encargada de tramitar las solicitudes. El Titular deberá seguir el siguiente procedimiento: 1. Medio de Radicación: Las solicitudes deberán remitirse exclusivamente al correo electrónico: cumplimiento@ersglobalconsulting.com o mediante comunicación física a la dirección Cl 127 D #71-54, Bogotá D.C. 2. Requisitos Formales: La solicitud debe contener: (i) Nombre completo y número de identificación del Titular; (ii) Datos de contacto para notificación; (iii) Descripción clara y precisa de los hechos y de la solicitud (consulta, corrección, supresión); (iv) Documentos que acrediten la identidad o representación legal. 3. Términos de Respuesta Legal:
Consultas: Serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, sin superar los cinco (5) días hábiles siguientes.
Reclamos (Rectificación, Actualización, Supresión): Serán resueltos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. De no ser posible atenderlo en este plazo, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, sin superar ocho (8) días hábiles adicionales.
CAPÍTULO VI: SEGURIDAD, CONFIDENCIALIDAD, TRANSFERENCIA Y RNBD
ARTÍCULO 10. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. ERS GLOBAL CONSULTING S.A.S. implementa protocolos de seguridad técnicos, humanos y administrativos necesarios para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluyen controles de acceso lógico, cifrado de información sensible (especialmente en investigaciones forenses y datos psicométricos) y cláusulas de confidencialidad con empleados y proveedores.
ARTÍCULO 11. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL. En caso de que LA COMPAÑÍA utilice servicios de computación en la nube (Cloud Computing) o proveedores tecnológicos ubicados en el exterior para el almacenamiento o procesamiento de datos contables o de auditoría, se asegurará de que el país receptor proporcione niveles adecuados de protección de datos conforme a los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, o suscribirá los Contratos de Transmisión de Datos pertinentes para garantizar la seguridad de la información.
ARTÍCULO 12. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD). LA COMPAÑÍA declara que, en estricto cumplimiento del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, procederá con la inscripción y actualización de sus bases de datos en el RNBD administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, en el momento y condiciones en que cumpla con los topes de activos estipulados por la ley para ser sujeto obligado de dicho registro.
CAPÍTULO VII: VIGENCIA Y RETENCIÓN
ARTÍCULO 13. VIGENCIA Y PLAZOS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. La presente Política de Tratamiento de Información entra en vigor a partir del 01 de septiembre de 2025. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad para la cual fueron recolectadas. Parágrafo (Retención Legal): En cumplimiento de las obligaciones propias de la revisoría fiscal, contabilidad y auditoría, los datos personales que se encuentren vinculados a los libros y papeles del comerciante, facturación, dictámenes e informes financieros, serán conservados por un plazo estricto e inmodificable de diez (10) años, conforme lo ordena el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y el Código de Comercio colombiano. Una vez cumplido este plazo legal, los datos serán eliminados de manera segura.